需要遵循的 10 項電子郵件安全最佳實務

The Need for Email Security

To stay protected, organizations must follow proven email security best practices that minimize the risk posed by these threats. Malicious actors often target confidential information and employ credential theft techniques to gain unauthorized access and conduct further attacks. Below are 10 email security best practices to help strengthen your protection strategy. But first, let’s dive into why email security is so important in the current threat landscape. Phishing emails may no longer contain obvious grammatical errors, as attackers leverage generative AI to craft convincing messages, making them harder to detect.

為何電子郵件是最受歡迎的攻擊媒介

網路罪犯青睞電子郵件作為攻擊媒介有幾個主要原因：

• 商業溝通的主要管道：幾乎每位員工每天都使用電子郵件，創造了廣泛、一致的攻擊面。
• 傳送惡意內容：攻擊者可以透過看似合法的訊息散佈網路釣魚連結、受感染的附件或詐欺性要求，主動欺騙收件者。
• 啟用社交工程攻擊：騙人比入侵軟體系統更容易。電子郵件訊息可以透過各種社交工程技術來操控，包括冒充、緊急和基於信任的欺騙。攻擊者通常會冒充知名品牌，以增加其網路釣魚企圖的可信度。
• 與其他商業系統緊密整合：電子郵件系統與協作平台、行事曆、文件管理工具及其他系統相連，讓網路罪犯得以擴大攻擊範圍。
• 儲存敏感資料：許多組織使用電子郵件傳送或儲存機密檔案、客戶資訊和財務資料，以及其他機密資訊。這使其成為資料竊取的重要目標。

強化電子郵件安全的 10 項最佳作法

#1.使用安全電子郵件驗證通訊協定增加寄件者信任度

實施安全的電子郵件驗證通訊協定，例如 SPF（寄件者政策架構）、DKIM（網域密碼識別郵件）和 DMARC（網域訊息驗證、報告& Conformance），是重要的電子郵件保護最佳作法。這些通訊協定可認證寄件者，限制電子郵件詐騙和網域冒充，這些都是網路路釣魚和商業電子郵件詐騙 (BEC) 攻擊中使用的重要策略。 網域擁有者可以使用 DMARC 政策來指定應如何處理未驗證的電子郵件，以協助保護其網域免受詐騙和網路釣魚的企圖。

安全的電子郵件驗證通訊協定是企業電子郵件安全的基礎，可阻止來自冒充寄件者的訊息，並限制攻擊者可用的社交工程玩法。然而，儘管安全電子郵件驗證提供了寶貴的保護，可防止攻擊者冒充可信賴的對象，但卻無法阻擋所有的網路釣魚攻擊。

#2.利用強大的密碼管理加強存取控制

有效的密碼管理是電子郵件安全中常被忽略但卻不可或缺的一環。弱密碼或重複使用的密碼是帳戶被盜用和資料外洩的主要原因。脆弱的密碼會讓您的組織遭受暴力攻擊。員工在多個系統中重複使用密碼，意味著您的電子郵件安全性只能與他們最弱的帳戶一樣強大。他們個人帳戶的憑證受損可能會影響您的電子郵件基礎架構。

電子郵件使用政策應要求使用者擁有複雜、獨特的密碼。雖然複雜的密碼 - 混合使用符號、數字和字母 - 曾經是標準，但目前的最佳實務建議使用長、不可預測且容易記住的強密碼，例如密碼詞組。現在，強密碼的定義更多取決於其長度和不可预測性，而非僅取決於複雜性。透過部署可自動產生和儲存憑證的密碼管理器，可以簡化這個過程。

#3.使用多重身份驗證 (MFA) 增加額外的防禦層

相關的電子郵件安全最佳作法是多重身分驗證 (MFA)。 MFA 可在密碼之外增加額外的保護層，從而限制洩露憑證所造成的影響。MFA 要求使用者透過兩個或以上的因素來驗證身份。因此，與其只輸入密碼 (在網路釣魚攻擊中很容易被洩露)，他們必須提供第二種方法來驗證身份。這可以是傳送至可信裝置的一次性代碼或生物識別技術，例如臉部辨識，或是由驗證應用程式產生的一次性密碼 (OTP)。

在組織內強制執行 MFA 可大幅加強電子郵件帳號的安全性，並限制帳號被接管的風險。被騙提供登入憑證的使用者可透過阻止惡意存取嘗試來維護其帳戶的安全性。

結合安全的電子郵件驗證通訊協定和強大的密碼政策，MFA 可強化整體的驗證和存取控制。確保所有參與方都是他們所說的人，以保護敏感的企業通訊和智慧財產，並防止客戶資料外洩或被濫用。

#4.使用強大的電子郵件加密功能

電子郵件加密可確保只有授權使用者才能讀取電子郵件內容，保護敏感的業務和客戶資料不被竊聽和中間人攻擊。這對於處理受監管資料的部門 (如醫療保健、金融或法律服務) 尤為重要。作為全面安全策略的一部分，實施電子郵件加密不僅能保障資料的完整性，也有助於維持合規性和建立客戶信任。

#5.使用安全電子郵件閘道器 (SEG) 建立第一道防線

Secure Email 閘道器 (SEGs) 掃描入站和出站郵件，以檢查是否有垃圾郵件、惡意軟體、網路釣魚嘗試和惡意附件，包括掃描所有電子郵件附件，以檢查是否有潛在威脅。 除了電子郵件威脅監控之外，SEG 作為 網路安全解決方案的一部分，也能協助執行資料外洩防護 (DLP) 政策，確保僅與可信賴的各方共用敏感資訊，並採用適當的電子郵件加密方式。 切勿開啟來歷不明或不受信任的附件，因為這些附件可能包含惡意軟體或網路釣魚內容。

如果配置得當，SEG 可減少您的攻擊面，並改善整體的企業電子郵件安全性。然而，即使是來自可信賴來源的附件，員工也應保持謹慎，因為這些附件可能會被破解並用來傳送威脅。SEG 應該被視為第一道防線，並與先進的電子郵件過濾工具一起部署，以偵測更複雜的威脅。使用電子郵件用戶端中的垃圾郵件按鈕也可以幫助您過濾掉可疑的電子郵件，減少接觸潛在威脅的機會。

#6.實施進階電子郵件威脅監控技術

最好的電子郵件安全公司現在提供先進、人工智慧驅動的技術，以改善威脅偵測和回應能力。 透過人工智慧電子郵件威脅監控，您可以捕捉到最有說服力的網路釣魚郵件以及複雜的零時差攻擊。 這些解決方案有助於防止威脅到達使用者的收件匣，降低危害風險。電子郵件安全工具中需要尋找的技術包括

• 異常偵測可識別可疑行為和新出現的電子郵件威脅。
• 可調整過濾政策的機器學習分析，以提高偵測準確度並回應新技術。
• 自然語言處理 (NLP) 模型能夠分析訊息以發現複雜的冒充嘗試。

將這些先進的電子郵件過濾工具與增強的 威脅情資饋送（feeds）相結合，您就能擁有最好的技術與最新、最完整的資料集。 相較於以特徵碼為基礎的監控和固定規則集為重點的傳統策略，此方法可大幅改善威脅偵測的涵蓋範圍 (捕捉更多的威脅) 和精確度 (在不阻擋合法電子郵件的情況下捕捉威脅)。進階監控還有助於在攻擊者入侵帳戶並將竊取的憑證用於進一步的惡意活動之前，偵測竊取憑證的企圖。

#7.利用自動化事件回應降低攻擊的影響

結合電子郵件威脅監控與自動化事件回應功能，是降低風險並確保業務連續性的最強大電子郵件安全最佳實務之一。自動化事件回應可迅速控制威脅，並將暴露的時間窗縮至最短，有助於降低整個組織的風險。先進的電子郵件威脅監控解決方案必須即時偵測異常現象、執行自動化安全控制回應，並與更廣泛的安全工具整合，以提供全面性的防護。

從封鎖電子郵件到隔離或沙箱處理可疑訊息，透過快速回應和使用一系列的安全控制，您可以將潛在威脅的影響降到最低。這可縮短停機時間，並降低外洩帳戶所獲得的存取權限，以防止重大資料外洩。實施回饋迴圈以告知使用者其報告的結果，對於強化安全行為以及隨著時間持續改善事件回應的有效性是非常重要的。

#8.考慮行動和遠端電子郵件安全

隨著越來越多的員工透過智慧型手機和其他遠端裝置存取工作電子郵件，行動電子郵件安全性已成為任何穩健策略的重要一環。行動電子郵件安全最佳實務應著重於 MDM (行動裝置管理)，並確保任何 連線至您電子郵件伺服器的裝置都有足夠的保護。 透過公共 wi 或公共無線網路存取電子郵件會有很大的風險，因為這些開放式網路很容易受到駭客攻擊和資料攔截。 惡意行為者可利用不安全的公共網路攔截敏感資訊，包括電子郵件憑證和機密通訊。這包括強制裝置加密、執行自動鎖定，以及啟用遠端抹除遺失或遭竊的裝置。

#9.開發吸引人的使用者認知與訓練計畫

人為錯誤通常是電子郵件安全性最弱的一環。定期的員工網路釣魚訓練和認知計畫、以人為中心的安全方法為重點的使用者訓練計畫，可協助使用者根據最新的社交工程策略辨識可疑電子郵件。許多員工網路釣魚訓練單元現在使用更具吸引力的策略，以改善使用者體驗並提高知識保留率。這包括互動式訓練模組和模擬網路釣魚活動，教導員工在潛在的網路釣魚電子郵件中應注意什麼，以及如何應對不同類型的威脅。為了確保員工能夠有效地辨識和應對不斷變化的威脅，持續的員工培訓工作至關重要。

#10.定義明確的電子郵件使用政策，確保符合規定

降低人為電子郵件安全風險的另一個重要方面是管理員工使用電子郵件的方式。強大的電子郵件使用政策規定員工如何透過電子郵件處理、分享和儲存公司資訊。這些政策決定可接受的使用方式，並對共用敏感資訊施加限制。

電子郵件使用政策應參考隱私權和資料保護法，以確保您整個組織都符合規定。有了定義明確且清晰的電子郵件使用政策，您就可以降低內部人員的風險，同時展現對電子郵件保護最佳作法和法規完整性的承諾。