Por qué su organización debería tener una política de seguridad de correo electrónico
Las empresas se enfrentan a una amplia gama de amenazas a la seguridad del correo electrónico. El correo electrónico es un medio común para los ataques de phishing, que utiliza enlaces y archivos adjuntos maliciosos para robar información confidencial, engañar a los usuarios y enviar malware a los sistemas de una organización. El correo electrónico también puede ser un tesoro de información confidencial para un atacante. Los correos electrónicos pueden tener datos confidenciales en sus cuerpos, archivos adjuntos o documentos compartidos en la nube. Además, el acceso a las cuentas de correo electrónico puede permitir que un atacante obtenga más acceso a otras cuentas en línea de un usuario.
Dado que la política de seguridad del correo electrónico impone restricciones al uso de los sistemas de correo electrónico corporativo, puede ayudar a prevenir la filtración de datos y reducir el riesgo de que una organización se vea comprometida mediante phishing o ataques similares.
¿Cómo funciona una política de seguridad de correo electrónico?
Una política de seguridad de correo electrónico funciona como otras políticas corporativas de TI, como una política de uso aceptable (AUP) o una política de "traiga su propio dispositivo" (BYOD). Expone las reglas para el uso de los sistemas de correo electrónico corporativos y las responsabilidades de los usuarios de correo electrónico.
Antes de que a un usuario se le otorgue acceso a una cuenta de correo electrónico corporativa, se le pedirá que lea y firme la política de correo electrónico, probablemente como parte del proceso de incorporación de empleados. Después de eso, se espera que cumplan con sus requisitos.
Una organización también puede implementar soluciones de seguridad y monitoreo diseñados para rastrear el cumplimiento de las políticas corporativas. Por ejemplo, puede monitorear las sesiones de correo electrónico de los usuarios en busca de signos de incumplimiento, como acceder al correo electrónico desde un dispositivo no aprobado. Además, las soluciones de Prevención de pérdida de datos (DLP) se pueden utilizar para identificar la presencia de datos confidenciales en correos electrónicos dirigidos a un destinatario externo o no aprobado.
Qué se incluye en una política de seguridad de correo electrónico
Una política de seguridad debe proporcionar a los empleados de una organización la información que necesitan para usar de manera adecuada y segura los sistemas de correo electrónico corporativos. Algunos ejemplos de información que debe incluirse en una política de seguridad de correo electrónico corporativo incluyen los siguientes:
- Propósito: Definir el propósito y el alcance de la política.
- Propiedad: La compañía es propietaria del sistema de correo electrónico y de todas las comunicaciones realizadas con él.
- Privacidad: Defina las expectativas de privacidad de un empleado mientras utiliza el sistema de correo electrónico corporativo.
- Uso: Cómo se permite a los empleados usar el sistema de correo electrónico corporativo (p. ej. si se permite el uso personal incidental, etc.).
- Responsabilidades: describa las responsabilidades de un empleado mientras usa el sistema de correo electrónico corporativo, como estar atento a ataques de phishing, etc.
- Restricciones: especifique los tipos de contenido que no están permitidos en los correos electrónicos corporativos (lenguaje ofensivo, credenciales de usuario, datos confidenciales, etc.).
- Consecuencias: Posibles consecuencias por violar la política, como capacitación adicional, pérdida de privilegios de correo electrónico, terminación, etc.
- Informes: cómo los empleados deben informar sobre ataques de phishing, infracciones de políticas, etc. identificados.
- Información administrativa: detalles sobre cuándo se actualizará la política, cuánto tiempo se conservarán los correos electrónicos, etc.
La política de seguridad del correo electrónico debe ser firmada por los empleados como parte del proceso de incorporación y debe estar disponible en la Intranet corporativa o en una ubicación similar de fácil acceso. Esto permite a los empleados de una organización consultar la política sobre un proceso según sea necesario si tienen preguntas sobre cómo utilizar el sistema de correo electrónico o qué hacer si detectan un posible correo electrónico de phishing.
Cómo crear una política de seguridad de correo electrónico
Una política de seguridad de correo electrónico define la política oficial de una organización para el uso de sus sistemas de correo electrónico. Como resultado, crear una política de correo electrónico desde cero puede parecer desalentador.
Sin embargo, muchas organizaciones ofrecen plantillas para desarrollar una política de seguridad de correo electrónico. Una compañía puede comenzar con una de estas políticas de muestra y luego sintonizarla para cumplir con sus requisitos únicos. Por ejemplo, los detalles de la infraestructura de TI de una organización, las responsabilidades de cumplimiento normativo y otros factores pueden afectar el contenido de la política.
También es una buena idea asegurarse de que todas las partes interesadas relevantes estén involucradas en la creación de la política de seguridad. Por ejemplo, todas las políticas de seguridad siempre deben tener información de los equipos legales y de seguridad. Sin embargo, también puede ser beneficioso asegurarse de que los principales usuarios de correo electrónico, como el equipo de marketing corporativo, tengan la capacidad de garantizar que la política también satisfaga sus necesidades.
Correo electrónico seguro con Check Point
Una política de seguridad de correo electrónico proporciona una base para una estrategia corporativa de seguridad de correo electrónico. Sin embargo, una política por sí sola define las expectativas de los empleados sin ningún método para determinar o hacer cumplir su cumplimiento.
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